Дорогие друзья!
Недостаточно просто подать заявку на участие в фестивале, конкурсе или пленэре. Чтобы ваша поездка прошла удачно и без проблем, нужно выполнить некоторые очень простые и очень обязательные действия. А именно:

4.1. Предварительная подготовка.

• Составьте четкий список вашей делегации с указанием ФИО, номером и датой выдачи паспорта, датой рождения, гражданством. Имейте в распечатанном виде несколько экземпляров списка на русском и на английском языках.
• Согласуйте с оргкомитетом точную сумму, необходимую для оплаты аккредитации вашей делегации, учитывая дополнительные оплаты, которые могут возникнуть (дополнительное питание//проживание, дополнительные номинации, дуэты и трио и т.п.).
• Руководителям групп рекомендуем вести четкий письменный финансовый учет как денежных поступлений, так и затрат. Со своей стороны, предоставим все необходимые документы по суммам, оплаченным нам за участие в фестивале.
• Если деньги вам выделяют спонсорские или коммерческие организации, обсудите с бухгалтерией, какие документы вы должны привезти в качестве финансового отчета (командировочное удостоверение, акт выполненных работ и т.п.), а лучше возьмите с собой распечатанные документы для заполнения в оргкомитете. Также мы имеем стандартные шаблоны всех необходимых документов и можем предоставить их вам для отчетности.
• Проверьте по каждому участнику наличие всего пакета документов, необходимого для выезда за границу (например, если с несовершеннолетним ребенком едет только мама, необходимо иметь нотариально заверенную доверенность от папы и т.д.). Поездка на фестиваль по документальному оформлению не отличается от обычной туристической поездки. Единственно — у вас будет дополнительно официальное приглашение от организаторов фестиваля.
• Проверьте костюмы, фонограммы и реквизит для ваших выступлений.
• Обсудите с родителями сумму, которую они выдадут своим детям (мороженое, соки, воды, экскурсии, сувениры и т.п.).
• Убедитесь, что вы берете в поездку здоровых детей.

Если у вас есть вопросы, касающиеся организации вашей поездки на фестиваль, в которых мы можем вам помочь — не стесняйтесь обратиться к нам! Мы очень хотим, чтобы ваша поездка, как и сотни поездок тысяч других участников, прошли очень удачно!

4.2. Как приехать и поселиться без проблем?

• Очень просто. Нужно просто убедиться в том, что оргкомитет получил и согласовал вашу Заявку с точным количеством участников, а также получил и согласовал трансфер для вашей делегации, получив от вас точные данные о вашем дне, времени и способе прибытия (поезд, автобус, самолет, воздушный шар  и т.п.) на Фестиваль. При отсутствии у нас этих данных мы физически не сможем обеспечить вам своевременный трансфер до города проведения фестиваля, также могут возникнуть проблемы с поселением из-за несогласованного с нами состава делегации.

4.3. А если приехать раньше или уехать позже, чем даты проведения Фестиваля?

• Первый день, указанный в Положении международного фестиваля, конкурса или пленэра, это день заезда, последний — день выезда. Если вы хотите приехать раньше или уехать позже, вы должны согласовать с оргкомитетом фестиваля дополнительные дни и дополнительно оплатить питание и проживание в эти дни.
• Также обратите внимание, что день заезда и день отъезда рассматриваются как один день с точки зрения учета проживания и питания. То есть стандартно в Положении заложена стоимость вашего проживания с 14-00 дня заезда. И, соответственно, до 12-00 дня отъезда вы должны освободить жилье. Проживание до 14-00 дня заезда и после 12-00 дня отъезда необходимо заранее согласовать с оргкомитетом и дополнительно оплатить.
• Также и по питанию. В Положении заложена стоимость питания в день заезда и день отъезда суммарно: один завтрак, один обед и один ужин на каждого участника или сопровождающего. При необходимости дополнительного питания его необходимо заранее согласовать с оргкомитетом и дополнительно оплатить.
• Естественно, необходимость в дополнительном проживании и питании может возникнуть из-за графика вашего приезда/отъезда. Поэтому просто проанализируйте, во сколько и когда вы приедете и уедете.

4.4. Можно ли остаться после фестиваля и просто отдохнуть с детьми на море?

• Да. Для этого нужно согласовать с оргкомитетом количество дней, состав делегации и дополнительно оплатить проживание и питание в эти дни.

4.5. Кто отвечает за детей во время фестиваля?

• Мы, как оргкомитет Фестивалей, выбираем места для его проведения, в которых участники будут иметь максимальную и полную безопасность. Начиная от медицинских служб и спасателей на пляжах, заканчивая общественным порядком и его охраной. Но конечную Ответственность за жизнь и здоровье детей и участников группы несет ее руководитель или родители. Это подтверждается соответствующими пунктами в наших Положениях и распиской, которую вы пишите при аккредитации.

4.6. Предусмотрены ли экскурсии для участников фестиваля?

• Обычно мы не включаем оплату за экскурсии в стоимость участия в фестивале. Как правило, каждая группа самостоятельно планирует свободное время. При необходимости, оргкомитет с радостью окажет услуги по предоставлению автотранспорта или закажет нужную вам экскурсию на удобное для вас время. На протяжении всего фестиваля вокруг вас будет огромное множество туристических агентов, киосков и т.п., которые позволят вам совершить любую выбранную экскурсию.

4.7. Какие еще дополнительные расходы мы должны учесть?

• Сувениры и подарки. На ваше усмотрение. На память можно купить массу безделушек от 1 USD до …
• Трансферт. Обратите внимание, что проезд «аэропорт — Фестиваль» и «Фестиваль-аэропорт» (когда вы приезжаете и уезжаете), оплачивается дополнительно (см. Положения).
• Дополнительные номинации. Обратите внимание, что участие в нескольких возрастных категориях, нескольких номинациях или дополнительно в соло/дуэтах согласно правил участия в фестивалях и конкурсах оплачивается отдельно при аккредитации (см. Положения).
• Также примите во внимание возможность того, что некоторые минусовки услышанных на Фестивале песен вы захотите купить или просто обменяться песнями с другими участниками фестиваля или конкурса. Кстати, не забудьте зайти на официальную страницу композитора Евгении Стримовской, на которой вы можете бесплатно послушать он-лайн огромное количество детских песен. А понравившиеся — и купить.

4.8. Что еще нужно взять с собой?

• Примите во внимание, что вы едете на Международный фестиваль. Обязательно возьмите флаг своей страны, города, региона.
• На Фестивале вы познакомитесь и подружитесь со многими участниками. Приготовьте для них заранее памятные подарки.
• Скорее всего, вы захотите обменяться с другими участниками песнями, фонограммами. Подумайте о носителях информации (флешки). Кстати, купить авторские песни Евгении Стримовской можно прямо у нас на сайте.

4.9. Хочу увидеть!

• Создали свой официальный телеканал на YouTube — смотрите, пожалуйста!Особое внимание рекомендуем уделить телепередаче о фестивале (три части). Она передает дух и настрой наших Фестивалей!